Moins d'administratif en cabinet de podologie : par où commencer ?

Où part vraiment votre temps ?

La plupart des praticiens sous-estiment le temps d'administratif, parce qu'il est morcelé : cinq minutes entre deux patients, une demi-heure le midi, deux heures le soir. Avant de changer quoi que ce soit, faites un relevé d'une semaine.

1. 1Gardez un papier ou une note à portée de main pendant cinq jours de travail.
2. 2Notez chaque tâche qui n'est pas un soin et qui dure plus de cinq minutes : facturation, relance, rendez-vous, commande, appel, saisie, courrier.
3. 3Notez aussi quand elle a lieu : entre deux patients, sur la pause, le soir, le week-end.
4. 4En fin de semaine, regroupez par famille et repérez les trois tâches qui reviennent le plus ou qui vous pèsent le plus.

Ce relevé sert de point de départ. Il montre souvent que deux ou trois tâches concentrent l'essentiel du problème, et c'est par elles qu'il faut commencer.

Supprimer, simplifier, déléguer, automatiser : dans cet ordre

Pour chaque tâche repérée, posez les quatre questions suivantes, dans l'ordre. On s'arrête à la première qui apporte une réponse.

1. 1Supprimer : que se passerait-il si on arrêtait de le faire ? Beaucoup de tâches existent par habitude (un double de document, une saisie en double, un suivi que personne ne lit).
2. 2Simplifier : peut-on le faire en moins d'étapes, avec un modèle, une règle claire ou un seul endroit où l'information est saisie ?
3. 3Déléguer : faut-il que ce soit vous ? Une tâche qui ne demande aucune compétence de soin peut être confiée.
4. 4Automatiser : est-ce répétitif et prévisible ? Si oui, un outil peut s'en charger, une fois le processus clarifié.

Automatiser un processus mal pensé ne le répare pas : cela l'accélère. C'est la raison pour laquelle l'automatisation vient en dernier.

Les cinq chantiers administratifs d'un cabinet de podologie

Voici les cinq zones où l'administratif s'accumule le plus souvent. Pour chacune : le problème, la bonne pratique, et ce qui peut être automatisé.

1. Rendez-vous, rappels et rendez-vous non honorés

• Le problème : les rendez-vous non honorés laissent des créneaux vides, et la prise de rendez-vous par téléphone interrompt les soins.
• La bonne pratique : une règle claire sur les annulations, expliquée au patient dès le premier rendez-vous, et un agenda où les types de rendez-vous ont des durées adaptées.
• Ce qui peut être automatisé : les rappels avant le rendez-vous et, selon l'outil, la prise de rendez-vous en ligne.

2. Facturation et relances

• Le problème : factures traitées en fin de journée ou de semaine, relances oubliées, saisie répétée.
• La bonne pratique : facturer au moment du soin chaque fois que c'est possible, et fixer un rythme régulier pour les relances (une fois par semaine, à heure fixe).
• Ce qui peut être automatisé : les relances de paiement standard et les rappels d'échéance.

3. Commandes et suivi des délais

• Le problème : suivi des semelles et du matériel dispersé, appels aux fournisseurs, patients qui relancent.
• La bonne pratique : un seul tableau de suivi, avec la date de commande, la date de réception prévue et l'état de chaque dossier.
• Ce qui peut être automatisé : l'information du patient quand sa commande est prête.

4. Suivi des patients

• Le problème : les patients qui devraient revenir pour un contrôle ne sont relancés que s'ils y pensent.
• La bonne pratique : décider, par type de soin, du délai habituel de contrôle et le noter dans le dossier.
• Ce qui peut être automatisé : le rappel de contrôle envoyé à la date prévue.

5. Suivi de l'activité

• Le problème : on pilote à l'intuition, et les chiffres ne sont regardés qu'à la clôture de l'année.
• La bonne pratique : un tableau de bord d'une page, mis à jour chaque mois, avec quelques indicateurs : nombre de séances, recette par type d'acte, créneaux vides, rendez-vous non honorés, délai moyen de paiement.
• Ce qui peut être automatisé : la remontée des chiffres, à condition que l'outil les calcule sans ressaisie.

Choisir ses outils sans se tromper

Un bon outil est celui qui supprime une tâche, pas celui qui en ajoute. Avant de choisir, vérifiez quelques critères simples.

• Il répond à un besoin identifié dans votre relevé, pas à une promesse commerciale.
• Il évite les doubles saisies : une information doit être saisie une seule fois.
• Il est assez simple pour être utilisé tous les jours, par vous ou par la personne qui vous aide.
• Vous pouvez récupérer vos données si vous changez d'outil.
• Son coût total (abonnement, installation, temps de prise en main) est cohérent avec le temps qu'il fait gagner.
• Vous savez où sont stockées les données et qui y a accès.

Résistez à l'empilement : trois outils qui ne communiquent pas créent plus d'administratif qu'ils n'en retirent. Mieux vaut un nombre réduit d'outils, bien utilisés.

Données de santé et outils : les précautions à prendre

Dès qu'un outil touche à des informations sur les patients (noms, rendez-vous, messages de rappel), il traite des données personnelles, et parfois des données de santé. Quelques réflexes s'imposent.

• Vérifiez que l'éditeur de l'outil respecte le RGPD et indique clairement où sont hébergées les données.
• Pour tout outil qui conserve des informations de santé, renseignez-vous sur les exigences d'hébergement applicables avant de l'adopter.
• Informez vos patients de l'usage de leurs coordonnées, par exemple pour les rappels de rendez-vous.
• Ne partagez jamais de dossier patient par une messagerie ou un service non prévu pour cela.

Nous ne donnons pas de conseil juridique. Pour les obligations précises, rapprochez-vous de la CNIL et de l'Ordre des pédicures-podologues.

Déléguer : aide administrative, télésecrétariat ou renfort au cabinet ?

Déléguer libère du temps, mais a un coût et demande de l'organisation. Quelques questions aident à décider.

• Quelle part de votre administratif est répétitive et ne demande aucune compétence de soin ?
• Combien de temps cela représente-t-il réellement dans votre relevé ? Comparez-le au coût de l'aide envisagée, sur votre propre cas.
• La personne aura-t-elle accès à des informations confidentielles ? Dans ce cas, prévoyez un engagement de confidentialité.
• Qui assure la continuité quand cette personne est absente, et quand vous l'êtes ?

Une solution partielle suffit souvent : déléguer un seul bloc de tâches (le téléphone, la facturation) plutôt que tout.

Les erreurs classiques à éviter

• Acheter un outil avant d'avoir décrit le processus qu'il doit servir.
• Tout changer d'un coup : mieux vaut un chantier à la fois, stabilisé avant de passer au suivant.
• Automatiser un processus qui n'est pas clair.
• Oublier la continuité : si vous êtes absent une semaine, que se passe-t-il ?
• Ne jamais mesurer : sans relevé avant et après, impossible de savoir si le changement a servi.

Par où commencer cette semaine

1. 1Faites le relevé de temps sur cinq jours.
2. 2Choisissez la tâche qui vous pèse le plus.
3. 3Appliquez-lui les quatre questions : supprimer, simplifier, déléguer, automatiser.
4. 4Mettez en place un seul changement, et notez ce qu'il change au bout de deux semaines.
5. 5Passez à la tâche suivante.

Et ensuite ?

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Ce guide est informatif. Les règles de la profession (déontologie, publicité, tarifs encadrés) priment toujours : en cas de doute, vérifiez auprès de l'Ordre des pédicures-podologues et de l'Assurance maladie.

Questions fréquentes